―販売管理とは何?―

世の中には様々な商いがあります。商いの過程は個々の業種、会社によって異なりすが、商品を販売し、その代金をいただくことは、どのような商いにも共通することです。また、商いには商品を販売したときの納品書発行、代金をいただくための締日ごとの請求書発行などの事務処理が必要となります。

その事務処理(納品書発行、補助簿記入。請求書発行)を人間が手作業でした場合、記入、転記、計算に費やす時間と労力は、取引が増えるにしたがってますます大きくなります。このような場合、一連の事務処理全体をまとめるためのエキスパートが必要となります。そこで、コンピュータ操作を行う販売管理システムが必要となるわけです。

販売管理システムは、各種伝票(売上・仕入・入金・出金)の入力をするだけで、わずらわしい伝票の記入や補助簿の転記、各種計算を間違いなく処理してくれます。すなわち、販売管理システムは、事務処理全体をまとめるエキスパートなのです。

計算/転記を得意とするコンピュータは決められた手順に従って入力を行えば、台帳を印字したり、請求書を発行したりできます。また、入力されたデータをいろいろな角度から加工、分析ができますので、営業戦略などの判断材料として有効活用できます。

販売管理システム導入前、商品を販売したときに、納品書発行、補助簿記入、月々の請求書発行を、そのつど手書きで行っていました。販売管理システム導入後、商品を販売したときは、売上、入金の入力を行って、納品書の発行、台帳記入、月々の請求書発行はすべて、コンピュータに命令すればよいのです。

販売管理システムは、売上伝票、入金伝票の入力さえ行えば良いのですが、伝票入力時には数値のほかに得意先名や商品名などのデータも入力しなければなりません。また、得意先名や商品名などは、伝票入力の際、何回も発生しますので、伝票ごとに一文字一文字入力するのは、大変面倒になってしまいます。

販売管理システムでは伝票を入力する前に、データとして得意先名、商品名、単価などの台帳をコンピュータに登録しておきます。伝票入力の際は、登録しておいたこれらの台帳データを引っ張り出し、伝票上にデータを転記することによって、容易に伝票入力が可能となるわけです。

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ハードウェア構成例
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システム構成例

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販売管理システムについての大まかな利用法は、ご理解いただけたでしょうか
それでは、利用にあたってのデータ登録から始めることにしましょう。

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販売管理システム簡単導入ガイド

・自社情報を登録しましょう

自分の会社の電話番号、住所、社名などの自社情報を登録しましょう。登録した内容は納品書や請求書に印刷されます。

自社情報画面

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・台帳を作りましょう

台帳とは
会社には得意先/商品/仕入先などの台帳があります。台帳とは「もとになる面」であり、これらを基準として納品書・請求書が発行されます。コンピュータの世界ではこの台帳のことを『基本となるデータ』ということで、マスタファイルと呼ぶことがあります。

台帳の役割
この販売管理システムは、4種類の台帳を持っています。各種台帳を登録することで、たとえば売上伝票を発行する際、長い得意先名や商品名を入力しなくても入力済みの台帳データを引っ張り出すだけで、得意先名や商品名が転記され、伝票発行ができるのです。台帳は、売上伝票を発行する前に入力しておくのが理想的ですが、実際の業務では売上伝票発行時に、新得意先や新商品を伝票に入力しなくてはならないときが多々あります。この販売管理システムではそのような場合、伝票を発行している途中でも新台帳の登録ができます。したがって業務の流れに沿ったスムーズな操作が行えます

台帳の種類
この販売管理システムの4種類の台帳を簡単に説明します。担当者台帳、取引先台帳、商品台帳は、必ずあらかじめ作成してください。価格台帳については、特に必要なければ作成しなくてもプログラム上問題ありません。ただし、運用上作成しておいたほうが便利です。

1.担当者台帳
得意先別の自社担当者の氏名、仕入先別の仕入先担当者の氏名を登録する台帳です
担当者別の売上実績表の出力に使用します

担当者台帳画面

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2.取引先台帳
得意先(顧客)および仕入先の会社名・住所・締日などの情報を登録した台帳です。

取引先台帳画面

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3.商品台帳
販売する商品の商品名・数量・販売単価・仕入単価などの情報を登録した台帳です。

商品台帳画面

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4.価格台帳
商品の価格が取引先により異なる場合、この台帳を利用して取引先別に商品単価を登録 しておくことが可能です。

価格台帳画面

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・納品書を発行しましょう
納品書(売上伝票)を発行するためには、売上処理を行います。プリンタにA4コピー用紙をセットしてください。

売上伝票画面

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・請求明細を確認しましょう
請求書を発行する前に、売掛明細一覧表を表示し、請求書の内容を確認しましょう。

売掛一覧表画面

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・請求書を発行しましょう
プリンタにA4コピー用紙をセットしてください。(フォームはカラーで出力することもできます)

請求書確認画面